Штатное расписание в 1С ЗУП 3.0

Отправить эту статью на мою почту

Штатное расписание является основополагающим фактором осуществления грамотного управления кадрами организации, обеспечивая информационную опору для принятия управленческих решений. Под Штатным расписанием подразумевается нормативный организационно-распорядительный документ, отражающий существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

НАСТРОЙКА 1С. ЕСТЬ ЗАДАЧА? БЕСПЛАТНАЯ ОЦЕНКА! Смотреть подробнее →

Документ составляется ответственным сотрудником организации и должен содержать следующую информации: перечень структурных подразделений, штатный состав, численность сотрудников, занимаемые должности и основные ее параметры (количестве штатных единиц, заработная плата, специальность, должность и т.д.). Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

В этой статье мы ознакомимся с порядком утверждения в 1С ЗУП 3.1 Штатного расписания

В первую очередь необходимо установить настройки системы. В разделе Настройки → Кадровый учет перейдите по ссылке Настройка штатного расписания.

Здесь доступны следующие опции:

 Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. При включенной опции при регистрации всех кадровых документах проверка на их соответствие утвержденным данным (соответствие начислений, наличие вакансий и т.п.) будет выполняться автоматически, и в случае отклонения будет появляться информационное окно.

 Ведется история изменений штатного расписания – позволяет хранить все изменения, при этом они выполняются специальными документами.

 Используется «вилка» окладов и надбавок предполагает возможность указания размера оклада в виде диапазона значений.

 В позиции штатного расписания используются разряды и категории. Опция включает возможность дополнительно к должности указать разряд (категорию).

 Способ отображения надбавок в печатной форме (Т-3). Здесь надо выбрать вариант отображения начислений в печатной форме.

 Использовать бронирование позиций позволяет забронировать место до момента фактического оформления сотрудника.

Ввести в 1С ЗУП 3.1 Штатное расписание можно в разделе Кадры.

Далее способ ввода позиций зависит от настроек. Если опция ведения история изменений не включена, то вся работа по вводу новых позиций, их утверждению и редактированию ведется непосредственно в списке, и нет возможности получить информацию о внесенных изменениях. Если опция включена, то вся работа выполняется в соответствующих документах и в любой момент можно получить сведения о прошлом состоянии расписания, а так же вернуться к прошлой его версии. Более подробно остановимся на втором варианте.

Для утверждения позиций надо создать новый документ Утверждение штатного расписания, который создается при нажатии ссылки Утвердить новое штатное расписание.

В шапке заполняем организацию, подразделение, месяц утверждения.

Если ранее уже были введены расписания, то табличная часть автоматически будет заполнена всеми действующими позициями, которые не подлежат удалению, их можно лишь отметить как закрытые.

Каждая строка табличной части представляет собой отдельные позиции. Для создания новой используется команда добавления. В открывшемся окне на вкладке Оплата труда надо ввести следующие данные:

• Наименование сформируется автоматически исходя из значений Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено;

• Применяемые варианты начислений и соответствующий оклад.

На вкладке Дополнительно вводится произвольное текстовое описание условий работы, параметры спецоценки условий труда и полагающееся количество дней отпуска в разрезе видов отпусков. Сохранение выполняется по команде ОК.

Аналогичным образом добавляются все позиции. На основании проведенного документа доступна печать Приказа об утверждении и форма Т-3.

После того как документ утвержден, для его открытия используется ссылка Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание. При потребности внесения корректировок уже после утверждения, необходимо создать Изменение штатного расписания. В нем необходимо подобрать позиции подлежащие редактированию (команда изменения), и уже выбирая строку в табличной части внести исправления. Информация о сделанных изменениях отобразиться в поле Комментарий.

Так же в документе есть функция внесения Изменения плановых начислений.

Если в организации выполняется индексация, влияющая на расчет среднего заработка (и выбрана соответствующая возможность в настройках расчета зарплаты), то изменение начислений следует выполнять документом Индексация заработка. Предварительно потребуется включить опцию Выполняется индексация заработка сотрудников в настройках расчета зарплаты.

Для анализа данных по утвержденному в 1С ЗУП 3.1 Штатному расписанию предназначены отчеты. Находятся они в разделе Кадры → Кадровые отчеты.

Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Автор: Анжелика Махно, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Иногда в действующее штатное расписание работнику отдела кадров приходится вносить изменения в связи с реорганизацией фирмы, изменением количества штатных единиц в меньшую или большую сторону, изменением законодательства (такие изменения необходимо вносить незамедлительно), для улучшения трудовой деятельности, изменения оплаты труда и т.п. Расскажем, как сделать это в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Что такое «штатное расписание»

Для правильной организации рабочих мест на предприятии необходимо вести штатное расписание. Данный документ содержит всеобъемлющие сведения о количестве работников в организации и имеющихся должностях. Также в нем указывается размер оплаты труда по должности со всеми причитающимися надбавками, если таковы имеются в соответствии с законодательством или предусмотрены спецификой деятельности организации.

Как и любой другой документ, «Штатное расписание» имеет некоторый перечень функций. Основными же являются:

Возможность организации рабочего времени персонала.

Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам.

Официальное оформление вновь принятых сотрудников.

Составление правил внутреннего распорядка дня.

Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т. д.

Изменение штатного расписания в «1С»

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1. поддерживается возможность ведения штатного расписания, как без истории изменения, так и вместе с ней – доступны документы по утверждению и изменению штатного расписания.

Это интересно:  Что делать если закончился ПТС

Рассмотрим вариант ведения штатного расписания с историей изменения, так как именно при таком режиме доступна индексация штатного расписания и оплаты труда сотрудников организации.

Для того чтобы в данной программе был доступен данный вариант, необходимо зайти в раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – ссылка «Настройка штатного расписания» и поставить две галочки: «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания». Также необходимо установить галочку «Выполняется индексация заработка сотрудников». Сделать это можно, зайдя в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты». После произведенной настройки обратиться к созданию или же изменению штатного расписания можно из раздела «Кадры» – «Штатное расписание».

Предположим, что у вас уже имеется штатное расписание, которое необходимо проиндексировать с нового года. Для этого необходимо зайти в раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание» или же зайти в раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и по кнопке «Создать» открыть новый документ «Изменение штатного расписания».

Далее в табличную часть открывшегося документа следует подобрать индексируемые позиции вашего штатного расписания, нажав на кнопку «Изменить позицию», и в открывшейся форме выбрать позиции, в которых необходимо внести изменения по оплате труда (для выделения сразу всех позиций необходимо нажать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl + A). Далее по кнопке «Заполнить показатели» указать показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации. Документ следует провести, но закрывать его не стоит, ведь вы проиндексировали только само штатное расписание, а необходимо еще сделать так, чтобы оклады у сотрудников, которые работают на проиндексированных позициях вашего штатного расписания были повышены при начислении заработной платы. Для этого в нижнем правом углу документа необходимо нажать на кнопку «Изменить начисления сотрудников», после чего открывается документ «Изменение плановых начислений». Документ заполняется автоматически, согласно текущей штатной расстановке сотрудников, работающих на проиндексированных позициях, и по умолчанию будет установлен флажок «Учитывать как индексацию заработка». Заполнение документа следует проверить, после чего провести его и закрыть. Из данного документа есть возможность распечатать «Приказ об индексации заработка».

Утверждение штатного расписания

Следует отметить, что, если изменения, вносимые в штатное расписание, кардинальные, то стоит воспользоваться документом «Утверждение штатного расписания». Как правило, такое случается редко, при смене руководства организации или же при изменении ее структуры. Во всех остальных случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание при помощи документа «Изменение штатного расписания».

Штатное расписание – не обязательный, но довольно важный документ для организации, ведь на основании него можно проанализировать количество занятых и вакантных должностей, получаемую заработную плату сотрудниками, также можно уволить сотрудника и принять нового. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, на основании штатного расписания начисляется заработная плата сотрудникам.

Штатное расписание в 1С ЗУП 3.0

Большинство компаний, имеющих даже небольшой штат людей, озадачиваются вопросом правильности и корректности составления штатки, дабы избежать ошибок в расчетах с персоналом. Это и понятно, никому не хочется переплатить за работу или недоплатить налогов в бюджет. В приведенной статье рассмотрим, что такое штатное расписание в 1С ЗУП 3.0 и каким образом это правильно вести.

Штатное расписание в 1С ЗУП 3.0 – настройка параметров

Штатное расписание в 1С ЗУП 3.0 дает возможность пользователю настроить работу штатки на своем предприятии таким образом, чтобы в первую очередь бухгалтеру было удобно с ним работать. Размещен данный функционал в общих настроечных параметрах по кадровому учету. Для Вас появится форма и здесь Вам потребуется нажать на наладку штатного расписания.

Далее Вам придется подключать либо отключать опции, предложенные машиной по мере надобности их для Вашего учета:

  • автосверка кадровых бумаг;
  • способ отображения доплат;
  • нижние и верхние границы окладов;
  • бронь строк;
  • хронология внесения изменений;
  • разряды и категории подчиненных;
  • сопровождение штатного расписания.

В ситуации, когда Вы впервые начинаете свое знакомство с ПО, активируется стартовый помощник, и он направляет Вас относительно нужных для Вас и ведения Вашего бизнеса функциональных возможностей автоматизированной системы. Вы отмечаете те флаги, с которыми предположительно столкнетесь в повседневной работе. Не переживайте и не бойтесь что-то пропустить, Вы всегда вправе вернуться к исходным параметрам и отметить их снова. Предлагаю остановиться на тех способах ведения штатки, что предлагает нам ПО.

№ пп Способ ведения Характеристика
1 Справочником должностей Если штатка у Вас не ведется, учет кадров осуществляется посредством такого справочника. Флаг использовать Вы не отмечаете, но при дальнейших манипуляциях его необходимо отметить в обязательном порядке. Возможно это актуально для небольших фирмочек, но минус состоит в том, что вся статотчетность формируется пользователем в ручном режиме
2 Применения справочника кадров Для целей ведения учета кадров применяется справочник, дабы выдать пользователю печатную форму и ему не придется сверять и сопоставлять подчиненных согласно расписанию
3 Привязка людей К строчке штатки прикреплен несколько или один подчиненный, что актуально для больших компаний и госпредприятий

Настроечные параметры для подразделений

Итак, чтобы поработать с настройками в этой части откройте там форму подразделений. Подробнее остановимся на открывшемся окне. Вверху Вы увидите компанию в соответствующей ячейке. Пометьте флагом ту компанию, с которой работаете в данный момент. Это актуально для сопровождения учетов сразу нескольких хозяйствующих субъектов. Сделав это, выведутся на экран отделы именно той фирмы, что Вы отметили. Машина содержит 3 режима просмотра пользователю отделов компании, среди них:

  1. Перечень покажет все подразделения к ряду, не отображая их иерархии;
  2. Иерархический список уже позволить просмотреть не все подразделы, а лишь помеченные и те, что размещены выше в иерархическом подчинении.
  3. Дерево представляет все подразделы, и куда они добавлены. Мое мнение, что это самый надежный и удобный вариант просмотра подразделов.
Это интересно:  Закон о регистрации недвижимости 2019
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок настраивания должностей

С удовлетворением запросов пользователя по работе с должностями машина предлагает Вам их создавать поименно вручную. Но если Вы не приемлите такой способ, то воспользуйтесь возможностями ПО. Я считаю, более корректно максимально запускать машинный труд, так как ручной все же содержит в себе риски ошибиться. Пользуйтесь в своей работе командой подбора из ОКПДТР, выбирая их из общего должностного списка.

Когда Вы отметили нужный вариант, в общем списке она уже неактивна и об этом говорит серая подстветка. После закрытия окна новая должность приобретает формат жирного выделения и таким способом машина уведомляет пользователя о новой, ранее не работающей записи. Для активации записи откройте ее и подключите функцию позиция утверждена. Она записана в ПО относительно недавно, так что не удивляйтесь, если Вы ранее о ней ничего не слышали. Также имеется запись данные для заполнения отчетов в карточке должности. Здесь отображаются такие сведения:

  • Контрольное число;
  • Код по ОКПДТР;
  • Категория.

Последняя запись формирует статотчетность и не используя предложены машиной функционал добавления должностей, далее Вы обрекаете себя на ручное составление отчетных форм.

Для составления штатки мы провели манипуляции по соединению подразделений и должностей, что позволено сделать ранее или одновременно с добавлением строчек в документ.

Как утвердить документ

Сама команда в машине размещается в главном или кадрах. При отсутствии хотя бы одной утвержденной строки штатка примет следующий вид:

Далее Вам потребуется отработать команду утверждения штатки, и машина выдаст его Вам. Останется лишь указать число и месяц и начинать добавлять строчки с применением одноименной кнопки. Каждая строка должна включать в себя подразделение, должность, график работы и число ставок либо штатных единиц, называйте каким образом Вам удобно. Таблица формы оплаты труда заполняется начислениями по окладам в поле дополнительно. Вы вправе прописать порядок и особенности труда, и положен ли допотпуск конкретному подчиненному.

Каждая подобная строка сохраняется командой ОК, и она автоматом после летит в форму бумаги. Вы уверенны, что занесли все позиции, что хотели, и только после проводите бумагу в бухучете. С этой целью машина имеет функции проведения или провести и закрыть.

Заполнив и удостоверившись в проведении бумаги Вам будут доступны печатные формы штатки и приказа об утверждении, прописанных на законодательном уровне.

По окончанию Ваших действий не удивляйтесь в видоизменении штатки. Табличный подраздел несет в себе сведения про добавленные ранее данные о подразделении, должности, количестве единиц и даты утверждения. Заголовок, в свою очередь, несет в себе ссылочные сведения. По одной из таких, как документы, изменившие штатку, Вы вправе провалиться в журнал документов, благодаря чему были добавлены коррективы. При открытии справочника должностей, то размещении в кадровых настроечных параметрах, Вы удостоверитесь, что рядом с должностями позиций штатки отразилась пометка про внесение и число. Все те позиции, на данный момент не внесенные Вами в штатку, представятся в справочнике исключительно после отметки флага показа новых должностей.

Процедура внесения поправок

Нередки ситуации, когда Вами внесено расписание в машину, а после обнаружили ошибку и Вам срочно нужно его исправить. С этой целью в открытом окне пройдите на открытие документа, утвердившего текущую штатку. Машина отобразит штатку с активными ячейками для их корректировки.

Еще есть отличная возможность из формы утверждения штатного расписания добавить новый документ с целью внесения корректировок плановых стандартных начислений подчиненных, нажатием на одноименную клавишу.

Смена окладов в штатке

Вполне объяснима необходимость регистрации корректировок расписания и для этого разработчики предлагают Вам воспользоваться опцией изменения текущей штатки. Машина создает Вам новое окно под названием изменение штатки, и при выделении какого-то Вашего подразделения, высветятся строки касательно именно его. Каждая такая строка кликаньем на нее открывает сведения, доступные к корректировке.

Новые строчки в бланк заносятся по образу и подобию утвержденного расписания. Когда Вам нужно удовлетворить потребность в утверждении на уровне Вашей компании штатки, перейдите по ссылке ее утверждения.

Отчетность

Для конечного пользователя важен не сам процесс работы с функционалом машины, но то, что он несет в итоге для облегчения труда бухгалтера. Так, из отчетных форм видны основные итоги и результаты проведенной ранее работы. Что же мы можем затребовать от разработчиков относительно штатки? Общий функционал имеет очень широкие грани для анализа и придерживания параметров документа. Подобный анализ доступен в кадрах и далее в кадровых отчетах.

Ваша дальнейшая работа состоит в том, что Вы определяетесь с отчетной формой, которую хотите поучить и формируете его. Нет возможности, да и в этом нет рационального зерна, чтобы сохранять отчеты в машине. Она их формирует на текущий момент с учетом ситуации, сложившейся именно сейчас в Вашей компании.

Как вести бумагу?

Машина позволяет Вам вести рассматриваемый документ по двум вариантам развития событий:

  1. Без формирования истории.
  2. С историей изменений.

Нас в данный момент больше интересует второй способ, и активировать его работу Вы можете путем команды утверждения штатки спецдокументом и сопровождать историю ее изменений. По окончании совершения таких манипуляций изменить штатку можно с применением спецдокументов утверждения. Знайте, что теперь открыв штатную позицию, сменить ее не удастся.

Когда перечень в утверждении несет в себе пару бумаг, то первый открывается только в режиме просмотра, а функция корректировки отключена. Подключить ее снова потребует от Вас декативировать правки более поздней формы, но сначала стоит отменить проведение машиной документа.

Это интересно:  Порядок Покупки Квартиры С Использованием Материнского Капитала

Как следует работать с должностями в штатном расписании

Предположим, что Вы ведете штатку без истории и добавляете новую должность посредством опции введения должности в расписание и число, с которого она стартует (по завершении полномочий должности ставится пометка о ее исключении … и дата).

Когда история ведется, подобный флаг проставить не удастся, так как машина автоматом их проставляет после проведения утверждения.

Штатное расписание в 1С 8.3

При первом открытии любой программы 1С автоматически запускается Стартовый помощник: пользователь может сразу сделать первоначальную настройку информационной базы, просто установив соответствующие флажки. Нас интересует, как активировать, настроить и ввести новое штатное расписание.

ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:

  • Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
  • В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
  • К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.

*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.


Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рассмотрим окно отображения подразделений.

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

  • «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
  • «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
  • Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.


Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

  • Код по ОКПДТР
  • Контрольное число
  • Категория*.

*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.

Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

  • Без ведения истории*;
  • С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:


**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.


*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.


Работа с должностями в программе ЗУП

Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).

При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).

Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:

В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату. Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки. То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.

Статья написана по материалам сайтов: www.audit-it.ru, online-buhuchet.ru, wiseadvice-it.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий